Effektives Arbeiten ist eine Schlüsselfähigkeit, um erfolgreich zu sein. Vielleicht weißt du genau, was du tun musst, um deine Ziele zu erreichen, du hast aber immer das Gefühl, zu wenig dafür zu tun? Du verlierst deinen Fokus aus den Augen und lässt dich beim Arbeiten gerne von Facebook, Twitter oder Kollegen ablenken? Im folgenden Artikel siehst du, wie du deine Arbeit effektiv angehen kannst, um deinen Zielen auch wirklich näher zu kommen!

Diese Anleitung zum effektiven Arbeiten wird dir helfen, deinen Arbeitsalltag richtig zu strukturieren und Ablenkungen und Fallen vermeiden zu können. Du wirst über folgende Themen mehr erfahren:

1. Den richtigen Fokus finden
2. Deine Arbeit effektiv in Blöcken gruppieren
3. Die Vermeidung von Ablenkungen und Störungen
4. Die Organisation nach Prioritäten
5. Die Delegation von unwichtigen Aufgaben
6. Das Arbeiten mit To-Do Listen

1. Den richtigen Fokus finden

Der richtige Fokus

Das Problem vieler Leute ist es, dass sie zwar viele Ideen und Ziele haben, aber diese nicht konkret verfolgen. Das kennst du vielleicht auch, zum Beispiel wenn du irgendwo eine interessante Idee hast (unter der Dusche oder beim Lesen) und du der Meinung bist, dass diese Idee dir im Leben weiterhelfen würde. Leider ergreifst du danach keine Maßnahmen, um die Idee weiterzuverfolgen. Genau das ist aber sehr wichtig!

Um solche Ideen überhaupt erst identifizieren zu können, ist eine Sache unabdingbar: die Formulierung deiner eigenen Ziele. Nur wenn du weißt, wo du hinwillst, kannst du anfangen, den Weg dorthin zu planen. Deswegen ist der erste Schritt jeder vernünftigen Arbeitsorganisation das Definieren deiner Ziele!

Du solltest dabei zunächst sehr langfristige Ziele festlegen und diese dann immer weiter herunterbrechen. Deine langfristigsten Ziele sind deine Vision. Diese dürfen ruhig unrealistisch und groß gedacht sein, sei hier nicht an der falschen Stelle bescheiden!

Deine kleineren Ziele müssen dann aber konkret formuliert sein, damit du weißt, an welchem Zeitpunkt du welche Dinge erreicht hast. Nur so kannst du überprüfen, ob dein Ziel erfüllt ist. Mit der Formulierung deiner Ziele findest du deinen Fokus auf das Wesentliche.

2. Das Arbeiten in Blöcken

Nachdem du weißt, was du tun möchtest, musst du effektiv organisieren, wie du etwas tust. Dabei ist es wichtig, dass du deine Arbeit in Blöcke organisierst. Dabei gibt es zwei Arten von Blöcken: thematische Blöcke und zeitliche Blöcke.

Thematische Blöcke zu bilden bedeutet, dass du gleiche Aufgaben hintereinander erledigst. Ein Beispiel hierfür ist das Beantworten von E-Mails. Du kennst sicher die hohe Ablenkungsgefahr, die von E-Mails ausgeht. Wenn man diese über den Tag verteilt bearbeitet, muss man einige Aufgaben immer wieder wiederholen: Das Öffnen des E-Mail-Programms, die Kontrolle der Rechtschreibung und ähnliche Aufgaben. Dabei merkt man gar nicht, wie viel Zeit an einem Tag tatsächlich für die Beantwortung von E-Mails verloren geht.

Daher solltest du einfach einen Arbeitsblock E-Mails definieren. Du arbeitest dann hintereinander alle deine E-Mails ab. Wie oft du einen solchen Block brauchst, hängt davon ab, wie viele E-Mails du bekommst. Du musst dich dann nicht immer wieder von neuem in die Beantwortung der E-Mails hineindenken. Das spart eine Menge Zeit!

Die zweite Form der Organisation von Arbeit in Blöcken bezieht sich auf die Zeit. Du kennst es sicher bereits: wenn man mit einer neuen Aufgabe beginnt, geht man hochmotiviert an die Sache heran. Nach einiger Zeit aber verliert man den Fokus und lässt sich gerne ablenken. Das liegt daran, dass das menschliche Gehirn nach einiger Zeit immer eine Pause braucht. Du solltest deshalb zeitlich genau festgelegte Arbeitsblöcke definieren.

Bereits nach 25 Minuten braucht dein Kopf eine erste kurze Pause von zum Beispiel fünf Minuten. Du kannst dir also einen Wecker stellen, der nach 25 Minuten klingelt. Es ist dann aber wichtig, nach fünf Minuten auch wieder weiterzuarbeiten! Diese Technik wird Pomodoro-Technik genannt.

Nach 90 bis 120 Minuten kannst du dann eine etwas längere Pause von 25 bis 30 Minuten machen. Wenn du einen ganzen Arbeitstag hindurch arbeitest, also ungefähr acht Stunden, hat es sich am effektivsten herausgestellt, alle 53 Minuten eine Pause von 17 Minuten zu machen (du arbeitest dann also in Blöcken mit einer Länge von einer Stunde und zehn Minuten).

3. Störungen und Ablenkungen beseitigen

Störung und Ablenkung vermeiden

Wenn du deine Arbeit organisiert hast, ist es wichtig, dass du dich auch voll darauf konzentrieren kannst. Du solltest daher jeder Störung und Ablenkung unbedingt vermeiden, denn nach jeder Unterbrechung musst du dich wieder neu in deine Aufgabe hineindenken. Das kostet sehr viel Zeit!

Daher solltest du unbedingt dein Handy und Telefon ausschalten und auch deinen Kollegen mitteilen, dass du jetzt nicht gestört werden möchtest. Deine Produktivität wird dann förmlich durch die Decke gehen!

4. Nach Priorität organisieren

Ein weiterer wichtige Punkt beim effektiven Arbeiten: das Organisieren der Aufgaben nach Prioritäten. Viele Menschen werden sagen, dass sie immer und zu jeder Zeit zu viel zu tun haben. Im Grunde ist das ein Problem von falschen Prioritäten. Es gibt immer eine Aufgabe, die gerade am wichtigsten oder dringendsten ist. Du solltest deshalb immer den Überblick über all deine Aufgaben haben, die dich deinen Zielen näher bringen.

Gebe jeder deiner Aufgaben eine Nummer, angefangen bei 1 für die wichtigste Aufgabe, 2 für die zweitwichtigste Aufgabe, und so weiter. Du kannst jetzt deine Aufgaben einfach nach der Nummer der Priorität abarbeiten. Damit verlierst du nie den Überblick.

5. Unwichtiges delegieren

Delegieren von Aufgaben

Viele Aufgaben, die wir jeden Tag erledigen, sind tatsächlich einfach nur unwichtig und sinnlos. Jeder von uns hat solche Aufgaben. Manchmal erledigen wir sie nur, weil sie gefühlt schon immer da waren. Überprüfe deshalb deine Aufgaben und schaue, welche davon unwichtig und sinnlos sind.

Eine sinnlose Aufgabe ist es zum Beispiel oft, alle E-Mails zu lesen, die man bekommt. Versuche also, solche sinnlosen Aufgaben einfach wegzulassen.

Aufgaben, die nicht sinnlos aber unwichtig sind, solltest du delegieren. Überlege dir hierfür, welche Aufgaben dich eine Menge Zeit kosten, dich aber deinen eigene Zielen nicht wirklich oder nur sehr langsam näherbringen. Dazu kann es zum Beispiel gehören, kalte Kunden-Akquise zu betreiben. In diesem Fall solltest du jemanden für eine solche Aufgabe einstellen. Wenn du in der Zeit, in der jemand eine delegierte Aufgabe für dich erledigt, mit wichtigeren Aufgaben mehr Wert schaffen kannst (zum Beispiel Geld verdienen) als dein neuer Mitarbeiter kostet, dann hat sich die Einstellung für dich bezahlt gemacht.

6. Mit To-Do Listen arbeiten

Ein letzter wichtiger Punkt für das effektive Arbeiten ist das Nutzen von To-Do-Listen. Wie bei deinen Zielen ist es auch bei deinen Aufgaben wichtig, dass du diese aufschreibst. Dann behältst du den Überblick, vergisst nichts und hast sie immer wieder vor Augen.

Auf diese Weise ist es auch einfacher, deine Aufgaben nach Priorität zu sortieren und unwichtige Aufgaben zu identifizieren, die du dann delegieren kannst. Du kannst jeden Arbeitstag damit beginnen, alle deine Aufgaben aufzuschreiben, sie dann nach Priorität zu ordnen und dann nacheinander in deinen definierten Arbeitsblöcken zu erledigen.

Fazit – Den Fokus auf das Wesentliche zu finden ist wichtig für effektives Arbeiten

Viele Menschen unterschätzen, wie wichtig ein organisierter Arbeitsalltag ist, um die eigenen Aufgaben wirklich effektiv und zielgerichtet erledigen zu können. Sie lassen sich gerne von Kollegen ablenken, surfen sinnlos im Internet herum oder verschwenden ihre Zeit in ziellosen Meetings.

Damit dir das nicht passiert versuche gleich heute, einige der obigen Tipps umzusetzen. Du solltest dabei nicht gleich alle auf einmal in deinen Arbeitsalltag integrieren, wenn diese für dich noch neu sind. Am besten ist es, sich immer ein paar Änderungen am eigenen Arbeitsverhalten vorzunehmen (zum Beispiel drei Tipps) und diese dann umzusetzen. Nach einer Woche kannst du dann schauen, wie viel diese Veränderungen zu deiner Effektivität beigetragen haben. Dann kannst du die nächsten drei Maßnahmen umsetzen.

Wenn du wirklich durchhältst und alle Vorschläge in diesem Artikel umsetzt, wird deine Produktivität im Vergleich zu vorher tatsächlich durch die Decke gehen!