Das richtige Zeitmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg!

Eine Person, die behauptet, keine Zeit zu haben, irrt sich, denn sie hat kein Zeitmanagement!
In meinem Leben treffe ich sehr oft Leute: Kollegen bei der Arbeit, Nachbarn, Freunde oder Mitreisende. Jeder erklärt, aus Zeitmangel, nicht alles das machen zu können, was ihm gefällt.
Unser Leben ist so vielfältig, interessant und einzigartig. Zeitmangel, als Ausrede, ist falsch!
Die Zeit ist keine unendliche Resourse. Jeder hat die gleiche Zeit zu Verfügung.

Schon der römische Philosoph Lucius Annaeus Seneca erkannte:
„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen”.

Schluss mit schlechter Zeitplanung – fang an mit Zeitmanagement!
Wenn ein Arbeitstag einfach nicht reicht, um alles zumachen, ist oft schlechtes Zeitmanagement schuld.

Zeitmanagement: Setze die richtigen Prioritäten

Hier musst du Dir immer vor Augen führen, welche Aufgaben am dringendsten erledigt werden müssen. Und welche am Ende des Tages auch für den höchsten Umsatz sorgen. Alle anderen Punkte auf Deiner To-Do-Liste sollten hintenanstehen.

Zeitmanagement: Teile große Aufgaben in mehrere kleine

Bei anspruchsvollen Projekten ist es wichtig, nicht gleich alles auf einmal beginnen zu wollen. Du solltest die größeren Aufgaben lieber in einzelne Schritte aufteilen und diese nach der Wichtigkeit abarbeiten.
Auf diese Weise teilst Du Dir deine Zeit sinnvoll ein und profitierst von einem effektiveren Zeitmanagement.

Zeitmanagement: Zeitdieben – keine Chance

Wenn du erledigst eine wichtige Aufgabe. Über Skype unterhalten sich die Kollegen, alle zehn Minuten stürmt ein Kollege mit Neuigkeiten herein, das Telefon klingelt öfter und Outlook zeigt ständig einkommende E-Mails an. Jede Unterbrechung kostet wertvolle Konzentration und führt am Ende des Tages dazu, dass Du nur einen Bruchteil der Aufgaben schaffst.
Deshalb ist es wichtig, dass du unnötige Unterbrechungen. Hier solltest Du standhaft sein. Dir helfen „Nicht-Stören“-Schilder, eine Rufumleitung, das Ausschalten von Outlook und Skype oder eine klare Ansage an den Kollegen, dass es später besser passt. Im Großraumbüro helfen Kopfhörer, um sich auf die Aufgaben besser zu konzentrieren.

Zeitmanagement: Pausen sind wichtig!

Pausen sind wichtig. Verzichtest du darauf, passieren Fehler oder du wirst sonst dauerhaft überlastet. Mit den unterschiedlichen Methoden für das Zeitmanagement kannst Du gut Pausen in den Alltag integrieren und Kraft für weitere Aufgaben sammeln.

Zeitmanagement und Methoden

Salami-Taktik

Nach der Identifikation wesentlicher Ziele und Aufgaben sollten entsprechend der „Salami-Taktik“ berufliche Ziele so konkret wie möglich formuliert werden. Diese sollten wiederum in kleine, realistische Teilziele und Aufgaben zerlegt werden und können dann nach Prioritäten geordnet abgearbeitet werden. Ein solches Vorgehen wirkt sich positiv auf die Motivation und den Durchhaltewillen aus, da täglich Teilerfolge in wichtigen beruflichen Angelegenheiten erzielt werden können.

A-B-C-D-Analyse

Prioritäten können beispielsweise mit der „A-B-C-D-Analyse“ (Eisenhower-Prinzip) gesetzt werden, die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit ordnet. Als A-Aufgaben werden Aufgaben bezeichnet, die am meisten zum Erreichen von Zielen beitragen; sie sind dringend und wichtig und sollten sofort erledigt werden (z. B. dringende Besprechungen, Konflikte). B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend zu bearbeiten; sie können zunächst einmal zurückgestellt oder delegiert werden (z. B. langfristige Strategieplanung, Netzwerkpflege). C-Aufgaben sind für die Zielerreichung nicht wichtig, aber dringend (z. B. Telefonanrufe, Schreibarbeiten, E-Mails) und sollten daher bei der Zeitplanung eher eine untergeordnete Rolle spielen. D-Aufgaben, die weder dringlich noch wichtig sind, sollten dagegen ganz verworfen werden.

A-L-P-E-N-Methode

Bei der konkreten Tagesplanung kann dann beispielsweise die so genannte „A-L-P-E-N-Methode“ angewandt werden. Dazu wird täglich eine To-Do-Liste aufgestellt, die Arbeitsaufgaben, die Länge der jeweiligen Aktivitäten, Pufferzeiten für unerwartete, spontane Aktivitäten, Entscheidungen für die wesentlichen Aufgaben (E) und am Ende des Tages die Nachkontrolle der erledigten Aufgaben  enthält.
Grundsätzlich sollten dabei nur etwa 60 Prozent der verfügbaren Zeit für wichtige Angelegenheiten verplant werden. Auch regelmäßige Pausen sollten in die Planung miteinbezogen werden, um Kraft zu tanken und so vermeintlich verlorene Zeit durch anschließend effektiveres Arbeiten zu gewinnen. Zudem empfiehlt es sich insbesondere bei der Erledigung von Aufgaben mit A-Priorität so genannte „Stille Stunden“ einzuhalten und sich zurückzuziehen, um störungsfrei arbeiten zu können. Denn Unterbrechungen (z. B. Anrufe) stören die Konzentration, so dass häufig Teile bereits erledigter Arbeit erneut bearbeitet werden müssen (so genannter „Sägeblatt-Effekt“). Auch sollten solche persönlichen Zeiträume der individuellen Leistungskurve angepasst werden, die bei den meisten Menschen vormittags am höchsten ist.

Ein einfaches Mittel, die Arbeit zu strukturieren, sind To-Do-Listen. Doch viele machen davon erst gar nicht Gebrauch. Andere wiederum sagen, ihnen fehle selbst dafür die Zeit.
Bevor nun Gedanken kommen dass wie etwas nicht leisten können, so viel Zeit nehmen unsere Träme in Leben zu bringen, muss man wissen – die Zeit, die du jetzt hast, ist dein Leben, die Zeit vergeht jeden Tag.
Was der nächste Tag bringt, wissen wir nicht. Du weißt nicht, wieviel Zeit dir noch bleibt, und auch nicht, was nach deinem Leben kommt oder passiert.